Ledelsessystemer skaber struktur til CSRD-direktivet

15. december 2023

Ledelsessystemer skaber struktur til CSRD-direktivet

Virksomheder og organisationer står over for en masse nye krav ifm. ESG-rapportering. Krav som de fleste stadig skal vænne sig til. Det kan derfor være en fordel for mange at anvende de kendte ledelsessystemer, da de giver en struktur til at kunne opfylde CSRD-direktivet.

Hvordan afgør man, hvem der udfører en væsentlighedsanalyse i en virksomhed?

For mange virksomheder er det første gang, at de skal prøve kræfter med den måske lidt udefinerbare opgave at leve op til ESG-rapportering. Hvad er en væsentlighedsanalyse i ESG-rapporteringen for eksempel, og hvem tager ansvar for, at den bliver gennemført?

Hos smykkevirksomheden Pandora bruger de blandt andet ledelsessystemer til at klare dén opgave – at sætte navn på, hvem der gør hvad i de nye processer, hvor væsentlighedsanalysen blot er en af dem. Ledelsessystemer skaber struktur på det at reagere på nye krav, fortæller Anne Gadegaard, der er Director for Sustainability Data i Pandora.

Mange virksomheder kan have gavn af strukturen i deres ledelsessystem til deres arbejde med ESG Anne Gadegaard, Director, Sustainability Data, Pandora

- For mig skaber det klarhed om processer og strukturer i vores virksomhed. Hvem skal konsulteres, når der er nye krav til os, ligesom væsentlighedsanalysen i CSRD. Det minimerer risikoen for, at der er ting, vi ikke har forholdt os til, siger hun.

Ledelsessystemer har været en del af redskaberne til at udarbejde væsentlighedsanalysen hos Pandora.

- Det har fx hjulpet os til at have tænkning om, hvordan eksterne krav skal generere diskussioner om, hvordan ESG påvirker os, og til at forstå, hvilke data der skal indsamles fra egne eller eksterne leverandører, siger hun.

Ledelsessystemer kan ses som en genvej

Det kan være en krævende proces at få styr på kulturen for at rapportere på ESG, men der er faktisk genveje at ty til. Kodeordet er det mundrette ’ledelsessystemer’. Når man først har strukturen fra ledelsessystemer under huden, er der ikke den store forskel på at lære ESG-rapportering at kende i forhold til andre lovtiltag.

Det fortæller Tina Helsted Vengsgaard, der er standardiseringsdirektør i Dansk Standard.

- Ledelsessystemer hjælper en til at få armene rundt om, hvad man skal gøre med for eksempel nye regulativer som ESG. Hvis man har de systemer vel implementeret, så har man måske indsamlet mange af de data og etableret mange af de processer, som CSRD-direktivet lægger op til - og ellers har man nogle klare processer, siger hun.

Standardiseringsdirektør i Dansk Standard, Tina Helsted Vengsgaard minder om, at man kan bruge ledelsessystemer inden for flere forskellige områder. Og at erfaring med et ledelsesområde kan være et godt springbræt for også at bruge ledelsesstandarder på et andet område.

CSRD-direktivet er det centrale direktiv, der fastlægger kravene til meget af ESG-rapporteringen.

Ledelsessystemer er et system for, hvordan man håndterer og følger op på de beslutninger, som virksomheden træffer. Uanset om beslutninger er frivillige eller bliver truffet på baggrund af udefrakommende krav. Det er den kultur, der gør virksomheder i stand til at skabe nye processer og følge op på, om de virker.

- Et ledelsessystem er et anerkendt og helt grundlæggende værktøj, som går ind og arbejder med de processer og strukturer, der er i en virksomhed, lyder det fra Tina Helsted Vengsgaard, når hun skal forklare, hvad ledelsessystemer mere konkret er.

- Systemet sikrer reelt, at man har en virksomhedsstrategi, hvor politikker og processer hænger sammen. Så man effektivt kan reagere på forandringer i omverden, gennemføre de interne forandringer, man ønsker, og dermed nå det, man gerne vil nå, siger hun.

En intern øvelse

Typisk bruger mange virksomheder allerede ledelsessystemer inden for mindre områder, eksempelvis arbejdsmiljøledelse, hvor det er med til at udvikle en bevidsthed om, hvor farerne ved arbejdet ligger. Den kultur kan man med fordel bygge videre på, siger Tina Helsted Vengsgaard:

- Med et ledelsessystem har virksomhederne et godt fundament for at udvide det og bruge det bredere og mere strategisk.

Det vækker genklang hos Anne Gadegaard:

- Ledelsessystemer er værdiskabende for Pandora, og vi kommer til at aktivere dem yderligere, når vi når længere hen med arbejdet med CSRD-direktivet.

Det handler blandt andet om at få sat en intern komité op, som kan bedømme ESG-indsatsen og definere, hvordan den skal rapporteres i regnskabet.

Skaber bevidsthed om effektiv ledelse og styring

Et vel implementereret ledelsessystem giver ikke en færdig opskrift til ESG-rapportering, men skaber en bevidsthedskultur om effektiv ledelse og styring, som man kan trække på i processen med væsentlighedsanalysen.

Væsentlighedsanalysen skal hjælpe med at indkredse de mest presserende, mulige klimatiltag, samt hjælpe virksomheden til at vurdere, hvilket datagrundlag der er og kan skabes, så man sidenhen kan dokumentere sine klimafremskridt med data.

Det er relevant for selv mindre virksomheder nu og her, fordi de ofte er en del af værdikæden hos større virksomheder eller leverandører og skal kunne levere data på deres del af værdikæden. Leverer du bremsedele til en tysk bilproducent, skal du give dem ESG-data på de dele, så bilproducenten kan udfylde sit ESG-regnskab for den komponent, selvom de ikke selv har fremstillet den.

Det kan være en udfordring at opbygge dyb ESG-ekspertise i små og mellemstore virksomheder. Derfor er ledelsessystemer en kærkommen genvej til dem, der ikke nødvendigvis på forhånd er specialiserede i ESG.

Manual til ESG

Dansk Standard har undersøgt, hvilken forskel ledelsessystemer gør for virksomheder, og i en spørgeskemaundersøgelse med 328 respondenter svarer 52 pct., at de i høj grad oplever bedre styring med de interne arbejdsprocesser i virksomheden, netop på grund af ledelsessystemer.

Som en positiv effekt kan det nævnes, at 68 pct. svarer, at de ”i nogen eller høj grad oplever styrket konkurrenceevne.”

Mange af de virksomheder, der arbejder med ledelsesstandarder, laver ikke nødvendigvis koblingen til ESG-rapportering, måske fordi det ikke formmæssigt ligner hinanden. Og det er ifølge Tina Helsted Vengsgaard ærgerligt, for man får virkelig meget forærende, når man kobler rapporterings- og ESG-krav med sine ledelsessystemer.

- Mange kæmper med det her. Alt fra ikke at have data til rådighed til ikke at have processer eller de fornødne it-systemer til at gå ind i ESG-arbejdet, og der hjælper det at have tidligere erfaring fra ledelsessystemer. Med ledelsessystemer får man en manual for, hvordan man håndterer det som ledelse, så man får skabt datagrundlag, fremdrift og resultater, siger Tina Helsted Vengsgaard.

Anne Gadegaard er enig:

- Mange virksomheder kan have gavn af strukturen i deres ledelsessystem til deres arbejde med ESG. For nogle virksomheder kan det måske give anledning til at genbesøge strukturen i ledelsessystemet for at sikre en integreret tilgang til ESG.

Tina Helsted Vengsgaard
Tina Helsted Vengsgaard Standardiseringsdirektør | Director Standardisation
Direktion
E: thv@ds.dk
T: 39 96 62 40

Se også

06. juni 2024

Webinar om internationale standarder for biodiversitet

Se eller gense webinaret og få seneste nyt fra det internationale arbejde med udviklingen af standarder for biodiversitet samt mulighed for at bidrage med egen viden og udfordringer.

Opbyg din virksomheds modstandsdygtighed med ny udgivelse fra Dansk Standard

03. juni 2024

Opbyg din virksomheds modstandsdygtighed med ny udgivelse fra Dansk Standard

Dansk Standard har udgivet en specifikation, som støtter især SMV'er i at blive mere modstandsdygtige og udnytte nye markedsmuligheder.

31. maj 2024

Se eller gense webinar om kommende standard for overgangsalder og menstruel sundhed på arbejdsmarkedet

På webinaret var der fokus på behovet for og betydningen af vejledningen som en vigtig brik i at understøtte virksomhederne i deres arbejde med at skabe socialt bæredygtige arbejdspladser, som bl.a. indebærer øget fokus på bedre vilkår ift. overga...

Overgangsalder koster personligt og samfundsøkonomisk – ny standard skal skabe bedre vilkår på arbejdsmarkedet

02. maj 2024

Overgangsalder koster personligt og samfundsøkonomisk – ny standard skal skabe bedre vilkår på arbejdsmarkedet

Undersøgelser viser, at gener relateret til kvinders cyklus og overgangsalder er komplekse og underbelyste. Dette kan have betydelige konsekvenser for både samfundsøkonomien og den enkelte kvinde. Ny standard skal hjælpe virksomheder med at komme...