04. november 2015

Det handler om ejerskab

Ejendomsforvaltningsselskabet DEAS har de sidste fem år arbejdet målrettet med kvalitetsstyring. Det kan mærkes overalt i organisationen, der ved hjælp af ISO 9001 i dag har styr på processerne og har løftet kvaliteten i alle enheder lige fra ejendomsadministrationen til byggeteknisk rådgivning.

- Min rolle som kvalitetskonsulent handler om at være nysgerrig og interesseret på fagligheden – ikke at have de rigtige svar. Det handler om at rådgive og være sparringspartner på, hvordan fagligheden omsættes til procedurer og instrukser i Kvalitetshåndbogen, fortæller Hanne Eschricht Frandsen, der har været kvalitetskonsulent i DEAS siden kvalitetsarbejdet startede i 2011.

Hanne har stået i spidsen for at sikre, at DEAS i første omgang fik fastlagt en struktur for måden at beskrive processer på og dernæst har hun sikret, at der er beskrevet procedurer for alle væsentlige arbejdsgange ud fra den samme skabelon.

- Alle afdelinger og fagområder skulle tages i ed og chefgruppen har været involveret undervejs i hele processen. Fra en start var alt åbent, ingen beslutninger var taget på forhånd, og der var reel medindflydelse, hvilket har sikret, at alle har taget ejerskab til processen. Vi arbejdede meget agilt med processen, så vi havde løbende milepæle, hvor vi traf beslutninger, som vi så arbejdede videre ud fra.

Fra starten var ISO 9001 og en eventuel certificering ikke pejlemærket. Pejlemærket var, at Kvalitetshåndbogen skulle give værdi til DEAS og DEAS kunder. Men ISO 9001 har hele tiden stået på sidelinjen som inspiration.

Efter strukturen var helt på plads og alle væsentlige arbejdsgange var beskrevet, har det for Hanne handlet om at videreudvikle Kvalitetshåndbogen og være sparringspartner til medarbejdere på alle niveauer, der arbejder med løbende tilretning af indholdet i Kvalitetshåndbogen. I dag handler det om løbende opdateringer, videreudvikling af Kvalitetshåndbogen, forankring af intern audit og om at arbejde hen imod en ISO 9001-certificering.

Et fælles fundament

- I dag er ISO 9001 vores strategiske værktøj, der hjælper os med at træffe beslutninger og vælge retning. Sidste år valgte vi at italesætte, at Kvalitetshåndbogen ikke længere var et projekt, men handlede om forandringsledelse. Det hjalp os til at komme skridtet videre og forankre det som et mindset, der er en del af hverdagen, organisatorisk, kulturelt og ledelsesmæssigt, fortæller Hanne Eschricht Frandsen og fortsætter:

- Ved at arbejde med vores processer, blev det synligt, hvordan de enkelte processer hænger sammen. Da vi skulle beskrive de ti første processer gik det nemt, men da vi nåede længere, blev det synligt, hvordan det hele er kædet sammen. Det viser tydeligt det puslespil, det er, og hvor afhængige vi er af hinanden.

For DEAS har der været mange fordele ved at arbejde strategisk og målrettet med kvalitetsledelse.

- Fremfor alt er vi som virksomhed ikke i tvivl om, hvordan vi løser vores opgaver. Og vi er ikke i tvivl om, at de bliver løst på den bedste måde, fordi det er gennemprøvet og løbende bliver evalueret og forbedret. Før brugte vi meget tid på at finde løsninger. Med Kvalitetshåndbogen har vi hævet os et niveau. Det sparer os for en masse tid og unødvendige diskussioner om, hvordan arbejdet skal udføres. Banen, vi arbejder inden for, er kridtet tydeligt op, og det frigiver ressourcer til, at medarbejderne kan bruge deres viden og erfaring til at løfte virksomheden til et højere niveau. Det har helt sikkert gjort os mere produktive og effektive, slutter Hanne Eschricht Frandsen.