26. september 2022

Ny standard skal hjælpe organisationer med at udarbejde politik for facility management

En ny standard for udarbejdelse af en facility management-politik er netop udgivet. Udover at hjælpe med fx fastsættelse af mål og støtte til risikostyring kan den også hjælpe organisationer, der sigter mod en bæredygtig omstilling af deres facility management. Standarden er en del af ISO 41001-serien, som specificerer krav til et FM-ledelsessystem.

Facility management (FM) har indflydelse på menneskers sundhed, trivsel og arbejdspladsers effektivitet gennem de services, FM-organisationen administrerer og leverer. Ledelsesstandarden ISO 41001 skaber grundlag for en fælles fortolkning og forståelse af FM og giver en ledelsesmæssig ramme til at udvikle, implementere og opretholde en effektiv facilitetsstyring på tværs af forskellige sektorer verden over. Som en del af ISO 41001-serien, findes der en række standarder, som hver især fokuserer på vigtige processer inden for FM-området. Som det nyeste skud på stammen af FM-standarder skal ISO 41018 hjælpe organisationer med at udarbejde en FM-politik.

-Standarden er et naturligt skridt i arbejdet med ”best practice guides” til FM-professionelle. I 2020 udkom en standard for udarbejdelse af en FM-strategi – ISO 41014 – og nu er en standard for udarbejdelse af en FM-politik udgivet. Hvor strategien sætter kvalitative mål for FM-organisationer, så er politikken i den nye standard en tand mere konkret og handlingsanvisende, fortæller Susanne Balslev Nielsen, FM ekspertisechef i NIRAS.

ISO 41018 skaber et fælles grundlag for de emner, som organisationen bør overveje, når der udvikles en FM-politik. Samtidig giver den en systematik til fastlæggelse af den mest hensigtsmæssige tilgang til udvikling af ​​en FM-politik.

Hvorfor udvikle en FM-politik?

Der er flere fordele ved at udvikle en FM-politik. Fordelene omfatter bl.a.:

• en ramme for fastsættelse af FM-mål
• støtte til risikostyring
• en forpligtelse til løbende forbedring af FM-systemet
• mindre sandsynlighed for en afbrydelse mellem FM-strategien og operationelle FM-krav
• forbedret effektivitet i leveringen af ​​FM generelt og i leveringen af ​​facilitetstjenester i særdeleshed
• en forpligtelse til at beskytte mennesker, ejendom og miljø
• relaterede politikker for efterspørgselsorganisationen bliver styrket

Endnu en fordel ved udarbejdelse af en FM-politik kan ifølge Susanne Balslev Nielsen være mere plads til strategi og koncentration på arbejdspladsen:

-Jeg hører ofte, at ledere af FM-organisationer tumler med, at mange har meninger om FM-organisationens mål og kvalitetsniveauer, og at hverdagen er for styret af ad-hoc opgaver og stærke meningsdannere frem for strategi og arbejdsro. Der er det min erfaring, at man i løbet af en møderække kan udarbejde et styringsdokument, som kan give fokus, transparens og mere arbejdsro til FM-organisationerne, siger Susanne Balslev Nielsen.

Taler ind i den grønne omstilling

ISO 41018 kan desuden hjælpe organisationer, der sigter mod en bæredygtig omstilling af deres facility management. Standarden har bl.a. et afsnit (4.4) om ”sustainability goals” – herunder ”enviromental og social performance”.

-Standarden er generisk, og kan derfor bruges af alle til at udvikle en politik der taler ind i en bæredygtig omstilling. Det er min store forventning, at standarden vil opleves som et nyttigt værktøj til alle, som ønsker at udvikle en grøn profil – både i ord og handling, siger Susanne Balslev Nielsen.

ISO 41018 er lavet generisk – ligesom de andre standarder i 41001-serien – så den kan bruges af alle, uanset om man driver udlejningsbyggeri, hospitaler, forsyningsanlæg eller er FM-serviceleverandør. Standarden kan benyttes af enhver organisation, der ønsker at:

• anvende en metode til at udvikle en FM-politik
• sikre sig, at FM-politikken er tilpasset FM-strategien (ISO 41014)
• etablere en ramme for fastsættelse af FM-mål og operationelle FM-krav.