CSR-guide

Step for step guide

Denne guide hjælper jer igennem CSR-processen, dvs. udvælgelse og konkretisering af jeres virksomheds mål for CSR og FN’s verdensmål – step for step.

Download guiden (pdf)

Guiden deler processen op i syv steps

I kan vælge at følge guiden et step ad gangen, eller I kan bruge de punkter, som giver mest mening for jer. Alt efter hvor langt I allerede er med jeres CSR-arbejde.

  • Der er knyttet nogle værktøjer til guiden, som man kan vælge at anvende. Dem finder I her.
  • Guiden tager udgangspunkt i den internationale standard ISO 26000 ”Vejledning i samfundsmæssigt ansvar”. Du kan læse mere om standarden og hovedpunkterne i den her
  • Guiden kobler desuden CSR-arbejdet til arbejdet med FN’s verdensmål. Du kan se sammenhængen mellem ISO 26000 og FN’s 17 verdensmål her.

Step 1: Hvad er CSR for os?

Step 2: Hvad er CSR for vores omverden?

Da CSR handler om samfundsansvar, er det vigtig også at høre, hvad omverdenen synes er vigtigt, at I har fokus på. Næste skridt er derfor at involvere dem i jeres omverden, som har en interesse i den måde, I driver jeres forretning på.

Alle dem i jeres omverden, som I påvirker med driften af jeres virksomhed eller som har indflydelse på jeres virksomhed, kaldes interessenter. Det kan fx være myndigheder, kunder, underleverandører, medarbejdere, aktionærer, bestyrelsen, naboer, miljøbevægelser og mange flere:

I kan nok ikke spørge alle, I har en relation til, så I bliver nødt til at vælge de vigtigste ud. I skal altså finde ud af, hvem I gerne vil involvere i jeres arbejde med CSR.

Step 3: Hvilke CSR-områder skal vi vælge at gøre noget ved?

Step 4: Hvordan får vi sat rammer og mål for vores CSR-arbejde?

Step 5: Hvordan bliver CSR-arbejdet en del af vores hverdag?

I har helt sikkert rigeligt at se til i forvejen. Det er derfor vigtigt, at CSR-arbejdet bliver en del af jeres hverdag, og at I bliver enige om, hvordan I vil styre arbejdet med CSR. CSR-arbejdet skal ses, som noget der er med til at forbedre og udvikle jeres forretning, men det bør gøres målrettet og struktureret. Det kan ISO 26000 hjælpe jer med.

Overordnet er der to ting I skal gøre:

  1. Finde ud af hvordan I vil organisere CSR-arbejdet
  2. Finde ud af hvordan I vil styre CSR-arbejdet

1. Organisering

Som med alt arbejde, der skal udfoldes i jeres virksomhed, er det vigtig, at I får organiseret arbejdet med CSR på en god måde. Organisering og god ledelse er netop det ene af de syv elementer i ISO 26000.

Ledelsen i virksomheden er altid den øverst ansvarlige for CSR-arbejdet.

Ledelsen skal:

  • Beslutte jeres CSR-politik
  • Fastsætte CSR-mål og afsætte de nødvendige ressourcer til arbejdet
  • Følge op på målene og evt. iværksætte tiltag for at forbedre CSR-arbejdet

Det kan være en god ide, at ledelsen udpeger en person, som er ansvarlig for at drive CSR-arbejdet på ledelsens vegne, men det er altid ledelsen, som har det overordnede ansvar.

2. Styring

Det er også vigtigt, at I bliver enige om, hvordan I vil styre jeres CSR-arbejde.

Derfor bør I få overblik over og beskrive:

  • Hvad skal gøres?
  • Hvordan skal det gøres?
  • Hvem gør det?
  • Og hvornår?

På nogle områder kan det være en god idé at skrive de aftalte arbejdsgange ned, fx i procedurer og arbejdsinstrukser. Det kan bl.a. være en hjælp, når nye medarbejdere skal sættes ind i, hvordan I arbejder med CSR. Det er dog vigtigt, at alle beskrivelser er så korte og enkle som muligt. Find den form, der passer bedst til jeres virksomhed og brug gerne billeder, tegninger og figurer.

Husk at mange ting kan klares ved sidemandsoplæring. Og lad være med at skrive mere ned end højest nødvendigt.

Alle i virksomheden skal kende deres opgaver og ansvar i forhold til arbejdet med CSR, herunder medvirke til at nå de fastsatte mål. For nogle medarbejdere kan det betyde, at de skal have ekstra uddannelse eller træning for at kunne udføre deres opgaver. Det skal der afsættes tid og ressourcer til.

Step 6: Hvordan følger vi op på vores CSR-arbejde?

Det er vigtigt med en fast struktur for, hvordan I følger op på og styrer jeres CSR-arbejde.

Som udgangspunkt er der tre trin i opfølgningen:

  1. Tjek, om I gør tingene, som I har aftalt
  2. Tjek, om I følger handlingsplanerne og når jeres mål
  3. Ledelsens opfølgning.

1. Gør vi som aftalt?

En til to gange om året bør I tjekke, om I faktisk gør tingene på den måde, som I har aftalt. Den proces kaldes en intern audit og de medarbejdere, som skal udføre audits kaldes auditorer. Deres rolle er IKKE at kontrollere, men at optimere jeres arbejde med CSR. Det gør de i samarbejde med de medarbejdere og ledere, som deltager i de enkelte audits.

Helt enkelt kan det siges sådan, at en auditor sammenligner det, I gør i praksis, med det, I har aftalt at gøre, altså de fastlagte arbejdsgange (se Step 5 ovenfor). Der hvor virkeligheden ikke stemmer overens med jeres aftaler og beslutninger, skal I sørge for at tilpasse tingene: Enten skal I sørge for at tilpasse den måde, tingene bliver gjort på, så de passer til beskrivelserne af jeres arbejdsgange. Eller I skal tilpasse jeres aftaler og beskrivelser til den måde tingene reelt bliver gjort – hvis det vel at mærke er i overensstemmelse med de rammer, I har sat op for jeres CSR-arbejde.

2. Følger vi handlingsplanerne?

I bør fortløbende – fx en gang om måneden – følge op på mål og handlingsplaner:

  • Skrider de frem som planlagt?
  • Er nogle blevet forsinket og hvorfor?
  • Skal der laves ændringer i planerne?
  • Og når en plan er gennemført, så vurder, om I har nået de mål, I havde sat jer.

3. Ledelsens opfølgning

Resultaterne af punkt 1 og 2 ovenfor skal rapporteres til ledelsen mindst én gang om året.

På den baggrund skal ledelsen vurdere, om CSR-arbejdet bliver udført som planlagt, aftalt og forventet og tage stilling til, hvilke ændringer og forbedringer der skal gennemføres i forhold til:

  • Rammerne for CSR-arbejdet (CSR-politik)
  • Organiseringen af CSR-arbejdet
  • Styringen af CSR-arbejdet
  • Nye mål og handlingsplaner for CSR-arbejdet og afsætning af ressourcer hertil.

Step 7: Hvordan får vi fortalt om vores CSR-arbejde?

Kommunikation og formidling er en central del af arbejdet med CSR.

Det er nemlig vigtigt, at I får fortalt om jeres CSR-arbejde både internt og eksternt. Det er også vigtigt, at I får målrettet jeres kommunikation.

I bør derfor fastlægge:

  • Hvem I vil kommunikere til (målgrupperne)?
  • Hvad I gerne vil kommunikere om til de forskellige målgrupper?
  • Hvordan I vil gøre det?

Indhold og form vil være forskellig, alt efter hvad I vil fortælle om, og hvem I vil fortælle det til. Når I skal finde ud, hvem I skal kommunikere til og hvordan, kan I med fordel se på oversigten over, hvem i jeres omverden I vil inddrage i jeres CSR-arbejde (se Step 2).

Til at få struktur på kommunikationen kan I med fordel udarbejde en kommunikationsplan. I kan finde denne skabelon til en kommunikationsplan i PP-præsentationen ‘step-for-step':

Kontakt

Charlotte Vincentz Fischer
Charlotte Vincentz Fischer Seniorkonsulent | Senior Consultant
Sekretariater, udvalg og netværk I
E: cvf@ds.dk
T: 39966130